Mesures de protection des données

General Data Protection Regulation (GDPR)

Objectif

Ceci est le descriptif des mesures de Protection des Données de l’Association Vipassana Suisse (Dhamma Sumeru, Centre Vipassana, N°140, CH-2610 Mont-Soleil). Dans ce descriptif, nous expliquons qui nous sommes, pourquoi nous avons besoin de conserver vos données, ce que nous en faisons, et de quelle façon nous vous aidons à exercer vos droits relatifs à vos données personnelles. Nos mesures de protection ont pour but de gérer vos données et de respecter vos droits, en application des règles et des consignes nationales et internationales, plus particulièrement celles intitulées ‘General Data Protection Regulation’ (GDPR), ainsi que le ‘Swiss Federal Act on Data Protection’ (FADP). Nous appliquons les consignes GDPR, autrement dites Loi de protection des données de l’Union Européenne. En appliquant ces consignes, nous respectons la version révisée du ‘Federal Act on Data Protection’ datée du 1er septembre 2023.

Qui nous sommes

Lorsque vous vous inscrivez à une session de 10 jours de Vipassana, vos données sont récoltées à travers une application en ligne nommée CALM (Course Application and Letters Management). Les organismes affiliés à Vipassana utilisent ce système d’inscription afin d’organiser les cours. La Fondation CALM (sise à Rotterdam, Pays-Bas) gère ce système et possède sa propre CALM Privacy Policy. L’Association Vipassana Suisse est responsable de la gestion de vos données.

Vos données sont utilisées afin de traiter votre demande d’inscription, de vous accorder une place dans le cours ainsi qu’une chambre et un endroit où méditer, et le cas échéant de pourvoir à vos besoins spécifiques.

Pourquoi nous conservons vos données

A l’aide des données que vous nous confiez, nous évaluons si vous êtes en mesure, mentalement et physiquement, de participer à un tel cours. Un cours de Vipassana peut-être très exigeant.

Nous utilisons vos informations pour :

  • organiser logement, nourriture et transport
  • fournir orientation adéquate et assistance pendant la durée du cours
  • fournir des services supplémentaires destinés aux anciens étudiants, tels que le bulletin d’information (Newsletter) et les courriers d’après le cours
  • partager avec vous des offres de service et de bénévolat, ou encore toute autre information
  • conserver des informations financières ou fiscales, ou tout autre information requise par la loi

Nous nous abstiendrons de procéder à ces mesures si telle est votre décision. Il existe des cas où nous devons néanmoins conserver des données personnelles afin d’éviter qu’un participant porte préjudice soit à soi-même, soit à d’autres, en participant à un cours.

Les informations que nous collectons

Nous collectons vos nom, date de naissance, genre, profession, historique de santé mentale et physique (telle que vous nous l’avez communiquée), nom du conjoint, nom d’amis qui participent également au cours, le contact d’urgence, les informations générales de contact, l’historique de vos cours, votre langue maternelle et toutes autres langues que vous parlez.

Durant tout le cours, nous conservons également votre numéro de plaque de véhicule, au cas où nous aurions besoin de le déplacer d’urgence.

Dans le cas où un enseignant devait décider que vous ne pouvez pas participer à un cours, nous conserverions cette information et le bien-fondé de cette décision. La décision peut avoir pour base les données que vous avez fournies, mais également les événements ou observations d’un enseignant. Seuls les enseignants impliqués dans cette évaluation ont accès à ces informations.

Durée de conservations de ces données

Dans CALM, toute information sensible et tous échanges sont retirés des données trois mois après la fin du cours. Seules des informations de base sont exclusivement conservées, telles que votre nom et si vous avez terminé un cours précédemment. Une éventuelle évaluation stipulant que vous ne pourrez pas participer à un cours dans le futur, ou bien seulement en fonction de certaines conditions ne sera conservée qu’au maximum 10 ans. Cette période pourrait être prolongée à la suite d’une nouvelle évaluation. La version papier du formulaire que vous avez remplie à votre arrivée au Centre Vipassana/ou encore au lieu où se tient le cours, sera détruite après 10 ans.

Lorsque vous participez à un cours, l’Association Vipassana Suisse est responsable du stockage de vos données en application des règles et régulations nationales. Cependant, nous détruisons toute information dont nous n’avons plus besoin. Pour connaître exactement quel est le délai de conservation des données, et dans le cas où le cours s’est tenu hors-centre, veuillez contacter le chargé de DPO (Data Protection Officer) ou bien le PCP (Privacy Contact Person), cités ci-dessous.

Comment nous gérons vos informations personnelles

Lorsque nous gérons vos informations personnelles nous appliquons un ensemble de principes, tels que :

  1. vos informations ne sont utilisées et conservées qu’en fonction de ce dont nous avons réellement besoin, et aussi longtemps que nécessaire
  2. nous gardons une vue d’ensemble de tous les types d’information que nous conservons
  3. si nous n’avons plus besoin de vos données, nous les détruirons
  4. nous vous accordons accès à vos informations
  5. nous conservons vos données personnelles avec une sécurité adéquate
  6. nous ne partageons vos données personnelles qu’exclusivement à l’interne de notre organisation (autrement dit, les organisations Vipassana de cette tradition et ayant les mêmes objectifs, qui fonctionnent en respectant les mêmes garanties (voir plus bas)
  7. Aucune décision n’est prise automatiquement, aucun profilage n’est opéré à partir des informations que vous nous avez fournies.

Le DPO (Data Protection Officer)

La foundation CALM est responsable du système international d’inscription en ligne. Les Centres de méditation qui utilisent le système CALM tel que l’Association Vipassana Suisse, sont responsables des processus attenants. Chaque pays possède un DPO (Data Protection Officer). Le DPO est responsable de la protection de vos données. Vous pouvez contacter le DPO à : [email protected]  

Règles spéciales pour les enfants

Les enfants bénéficient de mesures de protection des données spécifiques du fait qu’ils sont plus vulnérables :

www.privacy-eu.dhamma.org/children.

Les bases légales

Les données personnelles ne sont conservées que si nous avons des raisons légitimes de le faire et seulement si la loi nous le permet. Par exemple : avec consentement, selon un contrat, sur la base d’un intérêt légitime tel que l’intérêt vital de l’étudiant, ou parce qu’une loi spécifique l’exige. Nous pouvons toujours vous informer des raisons légales suivant lesquelles nous conservons vos données.

Sécurité

Les personnes qui travaillent bénévolement dans le traitement des données dans le cadre de l’Association Vipassana Suisse ont signé une convention de confidentialité. Seuls les enseignants impliqués dans les évaluations ont accès à toute information très sensible (ils ont signé une convention de confidentialité). Vos informations sont conservées en sécurité et ne sont en aucun cas révélées à des tiers, à moins que ceux-ci en aient spécifiquement reçu l’autorisation.

Les données personnelles sont conservées :

  • dans un local verrouillé avec accès contrôlé ; et/ou
  • dans un tiroir ou un meuble à classeurs verrouillé ; et/ou
  • sous forme numérique, protégé par un mot de passe respectant les exigences d’entreprise dans le Access Control Policy ; et/ou
  • stockées sur un dispositif amovible crypté, qui seront anonymisées ou pseudonymisées chaque fois que cela sera possible.
  • les écrans et les terminaux informatiques utilisés pour traiter les données ne sont accessibles que par les personnes et bénévoles qui auront été autorisées. Les documents physiques ne sont pas accessibles par les personnes non autorisées et ne doivent pas être soustraites à la place de travail sans autorisation explicite. Dès qu’un document manuscrit n’est plus nécessaire, il est retiré des archives sécurisées et détruit.

Les droits des étudiants

Nous respectons vos droits. Plus spécifiquement, nous veillons à :

  1. ce que nous puissions fournir une vue d’ensemble de toutes les informations que nous conservons à votre sujet
  2. nous assurer que ces informations sont correctes
  3. corriger et supprimer toute information à votre demande, à moins que nous ayons une base légale pour traiter les informations sans votre consentement. Vous avez le droit d’objection à nos décisions
  4. vous rediriger vers le Chargé de Protection des Données compétent (Data Protection Officer) ou bien la Personne Contact de Défense de la Vie Privée (Privacy Contact Person)
  5. vous offrir le choix de formuler une objection au traitement de vos données, auprès de la Commission des contestations, que nous appelons ‘Special Cases Committee’
  6. respecter votre droit à déposer une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (Data Protection Authority).

Accès aux informations et objections formulées en regard du traitement des données

Si vous désirez rechercher quelles informations nous conservons à votre sujet, ou bien si vous n’acceptez pas que nous gardions ces données, et que vous vouliez formuler une objection en regard du traitement de celles-ci, vous pouvez déposer une requête en envoyant un courriel à : [email protected]

Manquements à la Protection des Données

S’il y a manquement à la protection des données qui puisse avoir des répercussions pour vous, nous vous informerions à ce sujet, ainsi que l’Autorité de Protection des Données (Data Protection Authority) aussi vite que possible. Il arrive cependant que des informations finissent à la mauvaise place. Par exemple, vous pourriez recevoir une lettre adressée à un autre étudiant. Ou bien vos informations personnelles sont envoyées à une personne qui ne devrait pas y avoir accès. Chaque fois que des informations personnelles sont partagées sans l’autorisation adéquate, il se pourrait qu’il y ait manquement à la protection des données. Les emails suspects et les attaques par virus, peuvent déceler ou entraîner un manquement à la protection des données. Si vous suspectez un tel manquement, veuillez nous en avertir. Il vous est possible de le faire en tant que servant bénévole ou en tant qu’étudiant. Signaler rapidement un manquement à la protection des données peut permettre au Data Protection Officer d’engager une action immédiate pour atténuer ou prévenir un tel manquement. En cas de doute, veuillez nous contacter par : [email protected]

Dispositifs de sécurité internationales

Chaque fois que nous partageons vos informations personnelles avec une entité liée à Vipassana en dehors de l’Union Européenne, nous appliquons des dispositifs de sécurité supplémentaires. Pour en savoir plus sur les dispositifs de sécurité que nous avons appliqués dans votre cas spécifique, veuillez prendre contact avec nous.

Dans le cas où vous nous demanderiez de fournir des données à un organisme ne possédant pas de dispositifs de sécurité adéquats, nous vous informerions au sujet des risques encourus. Vous pouvez alors décider si oui ou non vous voulez soumettre ces informations.

Service d’Information, contact

Si vous avez des questions ou désireriez prendre contact avec nous, veuillez envoyer un courriel à : [email protected]