Politica Sulla Privacy - Sintesi

Quadro del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)

Scopo

Questo è il riepilogo della politica sulla privacy di Associazione Vipassana Svizzera. (Dhamma Sumeru, Vipassana Centre, No 140, CH-2610 Mont-Soleil)
In questo riepilogo spieghiamo chi siamo, perché abbiamo bisogno dei Suoi dati, cosa
facciamo con loro e come La aiutiamo a esercitare i Suoi diritti rispetto ai Suoi dati.
La nostra politica sulla privacy mira a trattare i Suoi dati e i Suoi diritti con grande cura, in
conformità con le norme e le normative nazionali e internazionali, in particolare il Regolamento
generale sulla protezione dei dati (GDPR).

Chi siamoho we are 

Se fa domanda di un corso Vipassana di 10 giorni, i Suoi dati passano attraverso un processo
di domanda online chiamato CALM (iniziali in inglese di Gestione di lettere e candidature a
corsi).
Le organizzazioni Vipassana affiliate utilizzano questo sistema di registrazione per organizzare
i corsi.
La Fondazione CALM (con sede a Rotterdam, Paesi Bassi) controlla questo sistema e dispone
di una propria informativa sulla privacy, che può essere richiesta inviando un'e-mail a:
[email protected].
Associazione Vipassana Svizzera è responsabile per l'ulteriore elaborazione dei dati.
I Suoi dati vengono utilizzati per elaborare la Sua richiesta, fornirle un posto nel corso, una
stanza e un luogo per meditare e, se necessario, provvedere a Lei.

Motivi per cui memorizziamo le Sue informazioni

Con le informazioni che ci fornisce, valutiamo se Lei è mentalmente e fisicamente in grado di
partecipare a un corso. Un corso Vipassana può essere molto impegnativo.
Poi usiamo le Sue informazioni per:

  • Pianificare alloggi, cibo o trasporti;
  • Fornire una guida e un'assistenza adeguate durante il corso;
  • Fornire servizi aggiuntivi agli ex studenti, come newsletter e e-mail dopo il corso;
  • Condividere con Lei le opportunità di fare volontariato/servire, o altre informazioni pertinenti;
  • Mantenere le informazioni finanziarie a fini fiscali o altre informazioni personali richieste dalla legge.

Non lo faremo se Lei non vuole che lo facciamo.
Ci sono casi in cui è necessario conservare i dati personali perché qualcuno potrebbe
danneggiare se stesso o altri mentre partecipa a un corso.

Informazioni che raccogliamo

Raccogliamo il Suo nome, data di nascita, sesso, professione, storia medica e/o mentale
(come da Lei fornite), nome del coniuge, nome degli amici che partecipano allo stesso corso,
contatto di emergenza, informazioni di contatto generali, cronologia dei corsi, lingua madre e
altre lingue parlate.
Durante la durata del corso, conserviamo anche il numero di targa del Suo veicolo nel caso in
cui sia necessario rimuoverlo in caso di emergenza.
Se un insegnante ha motivi per decidere che Lei non può partecipare a un corso, terremo
questa informazione e il motivo. La decisione può essere basata sui dati forniti da Lei, ma
anche su eventi o osservazioni fatti da un insegnante. Solo gli insegnanti coinvolti nella
valutazione hanno accesso a queste informazioni.

Quanto tempo è memorizzato

In CALM, tutte le informazioni sensibili e le comunicazioni vengono cancellate 3 mesi dopo aver completato il corso. Vengono conservate solo alcune informazioni di base, come il Suo nome e se ha completato un corso precedente.
Una valutazione sul fatto che Lei non puó partecipare a un corso in futuro, o solo in determinate circostanze, è memorizzata sotto forma di codice.
Questo periodo può essere prolungato dopo una nuova valutazione.
Il documento che compila all'arrivo al centro Vipassana sarà distrutto dopo 10 anni.
Se partecipa a un corso, Associazione Vipassana Svizzera è responsabile per la conservazione dei dati in conformità con le norme e i regolamenti nazionali.
Tuttavia, eliminiamo tutte le informazioni di cui non abbiamo più bisogno.
Per sapere esattamente per quanto tempo le informazioni sono conservate, contattare il Responsabile della protezione dei dati (RPD) o il Referente per la privacy pertinente, elencati di seguito.

Come trattiamo le Sue informazioni personali

Quando elaboriamo le Sue informazioni personali seguiamo una serie di principi:

  1. Le Sue informazioni vengono utilizzate e archiviate solo in base a ciò di cui abbiamo veramente bisogno.
  2. Abbiamo una panoramica di tutti i tipi d'informazioni memorizzate.
  3. Se non abbiamo più bisogno delle Sue informazioni, le cancelleremo.
  4. Le diamo accesso alle Sue informazioni.
  5. Manteniamo le Sue informazioni correttamente protette.
  6. Solo condividiamo le Sue informazioni personali all'interno della nostra organizzazione (ciò significa: con le organizzazioni Vipassana nella stessa tradizione e con gli stessi obiettivi, purché esistano garanzie valide, veda sotto).

 Responsabile della protezione dei dati (RPD) e Referente per la privacy

La fondazione CALM, responsabile del sistema internazionale di registrazione online, ha un
Responsabile della protezione dei dati. I centri di meditazione che utilizzano il sistema, come
Dhamma Sumeru sono responsabili per l'ulteriore elaborazione. Pertanto, ogni paese ha un
Referente per la privacy. Il Referente per la privacy collabora con il Responsabile della
protezione dei dati per proteggere i Suoi dati. Può contattare qualcuno di loro a:
[email protected].

Regole speciali per i bambini

I bambini, che sono più vulnerabili, hanno una politica speciale sulla privacy: www.privacy-eu.dhamma.org/children.

Motivi legali

Le informazioni personali vengono conservate solo se abbiamo una ragione legittima per mantenerle e se la legge ci consente di farlo, ad esempio: con il consenso, in base a un contratto, a causa di qualsiasi altro interesse legittimo, come l'interesse vitale di uno studente, o perché una legge speciale ce lo impone. Possiamo sempre informarla del motivo legale per cui conserviamo le Sue informazioni.

Sicurezza

I colleghi lavoratori / volontari che elaborano i dati per (nome fondazione) firmano un accordo di confidenzialità. Solo gli insegnanti che partecipano a una valutazione hanno accesso a informazioni molto sensibili (hanno firmato un accordo di confidenzialità). Le Sue informazioni personali sono mantenute sicure e non vengono in alcun caso divulgate a terzi, a meno che questi non siano stati specificatamente autorizzati a ricevere tali informazioni e abbiano sottoscritto un accordo di confidenzialità.
I dati personali sono conservati:

  • in una stanza chiusa a chiave con accesso controllato; e/o
  • in un cassetto o uno schedario bloccati; e/o
  • se è computerizzato, protetto da una password in conformità con i requisiti aziendali sulla politica di controllo dell'accesso; e/o
  • memorizzati su supporti computerizzati (rimovibili) criptati, e saranno resi anonimi o pseudomizzati quando possibile.

Gli schermi e terminali PC utilizzati per l'elaborazione dei dati non sono visibili ad eccezione dei colleghi lavoratori / volontari autorizzati. I record fisici non devono essere lasciati dove il personale non autorizzato possa accedervi, e non possono essere rimossi dal posto di lavoro senza autorizzazione esplicita. Non appena i record manuali non saranno più necessari, verranno rimossi dall'archiviazione sicura.

Diritti degli studenti

Rispettiamo i Suoi diritti. Più in particolare, ci assicuriamo che:

  1. Possiamo fornire una panoramica di tutte le informazioni che conserviamo su di Lei.
  2. Verificheremo che le Sue informazioni siano corrette.
  3. Provvederemo a correggere e rimuovere tutte le informazioni richieste, a meno che non abbiamo un motivo legale per elaborare le informazioni senza il Suo consenso. Lei ha il diritto di opporsi alla nostra decisione.
  4. La reindirizzeremo al Responsabile della protezione dei dati o al Referente per la privacy.
  5. Le offriremo la possibilità di presentare un'obiezione al trattamento dinanzi alla commissione di ricorso, la nostra cosiddetta Commissione sui casi speciali.
  6. Rispetteremo il Suo diritto di presentare un reclamo all'Autorità di protezione dei dati.

Accesso alle informazioni

Per scoprire quali sono le informazioni in nostro possesso, o se Lei non è d'accordo con le informazioni che conserviamo e desidera inviare un'obiezione al trattamento, può compilare questo modulo ed effettuare la richiesta inviandola a [email protected].
Se non può accedere ai Suoi dati, invii un'email a [email protected].

Violazioni dei dati

Se c'è un'infrazione che potrebbe avere ripercussioni su di Lei, informeremo Lei e l'autorità per la protezione dei dati al riguardo. Se si desidera segnalare una violazione, consulti: www.privacy-eu.dhamma.org/report-a-data-breach/.

Salvaguardie internazionali

Ogni volta che condividiamo le Sue informazioni personali con un'organizzazione Vipassana al di fuori dell'Unione Europea, applichiamo ulteriori misure di sicurezza.
Per ulteriori informazioni sulle misure di sicurezza applicate nel Suo caso specifico, La preghiamo di contattarci.
Nel caso in cui ci chieda di fornire dati a un'organizzazione senza adeguate garanzie, La informeremo sui rischi. Poi pottrà decidere se vuole o meno fornire le informazioni.

Informazioni di contatto

Se Lei ha qualche domanda o desidera contattarci: [email protected] o www.privacy-eu.dhamma.org.