Politique de confidentialité

General Data Protection Regulation (GDPR)

Objectif 

Ceci est une description de la politique de confidentialité de Association Vipassana Suisse (Dhamma Sumeru, Vipassana Centre, No 140, CH-2610 Mont-Soleil).
Dans cette politique, nous expliquons qui nous sommes, pourquoi nous avons besoin de vos données personnelles, ce que nous en faisons et comment nous vous aidons si vous souhaitez exercer vos droits en ce qui concerne vos données.
Notre politique de confidentialité vise à traiter vos données et vos droits avec le plus grand soin, conformément aux règles et réglementations nationales et internationales, en particulier le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD

Qui nous sommes 

Lorsque vous faites une demande d’inscription à un cours Vipassana de 10 jours, vos données personnelles passent par un processus de candidature en ligne appelé CALM (Course Application and Letters Management : demande d’inscription aux cours et gestion des courriers). Les organisations Vipassana affiliées utilisent ce système d’inscription pour organiser des cours.

La Fondation CALM (située à Rotterdam aux Pays-Bas) gère ce système et a sa propre Politique de Confidentialité de CALM. Association Vipassana Suisse est responsable du traitement ultérieur de vos données.

Vos données sont utilisées pour traiter votre demande d’inscription, pour vous accorder une place à un cours, une chambre et une place pour méditer, et si nécessaire pour prendre des dispositions spéciales pour vous.

Raisons pour lesquelles nous stockons vos données  personnelles

Un cours Vipassana peut être très exigeant. Avec vos informations, nous pouvons évaluer si vous êtes mentalement et physiquement apte à suivre un cours.
Grâce à vos données, nous allons pouvoir :

  • planifier l'hébergement, la nourriture ou le transport,
  • conserver des informations financières pour des raisons fiscales ou autres informations personnelles requises par la loi,
  • vous conseiller et vous assister si besoin, et vous fournir des services supplémentaires tels que des lettres d'information,
  • partager avec vous des occasions de faire du bénévolat / servir ou partager d'autres informations pertinentes avec vous.

Nous ne le ferons pas si vous ne le souhaitez pas.
Dans certains cas, nous devons conserver des données personnelles, notamment si quelqu'un se fait du mal à lui-même ou à autrui durant le cours. Si le cas se présente avec vous, nous vous informerons séparément et vous aurez le droit de vous y opposer.

Les informations que nous recueillons

Nous recueillons votre nom, date de naissance, sexe, profession, antécédents médicaux ou de santé mentale (fournis par vous), coordonnées du conjoint, noms des amis qui participent au cours, contact d’urgence, coordonnées générales, historique de votre participation à des cours, langue maternelle et autres langues parlées. Pour la durée du cours, nous conservons également le numéro d’immatriculation de votre véhicule au cas où nous aurions besoin de le déplacer en cas d’urgence. Si un enseignant a des raisons de décider que vous ne pouvez pas participer à un cours, nous garderons cette information et les raisons de cette décision. Cette dernière peut se baser sur des données fournies par vous, mais aussi sur des événements ou des observations faites par un enseignant. Seuls les enseignants impliqués dans cette évaluation ont accès à ces informations.

Durée de stockage de vos données

Dans CALM, toutes les données et communications sensibles sont supprimées 3 mois après la fin de votre cours. Seules certaines informations élémentaires sont stockées, telles que votre nom et si vous avez suivi en entier un cours précédemment.
Une évaluation mentionnant que vous ne pouvez pas participer à un cours dans le futur, ou seulement sous certaines conditions, est stockée pendant 10 ans maximum. Cette période peut être prolongée après une nouvelle évaluation.

Le formulaire papier que vous remplissez à l’arrivée au centre Vipassana/lieu du cours sera détruit au bout de 10 ans.
Si vous suivez un cours, Association Vipassana Suisse  est responsable de la conservation de vos données en accord avec les règles et réglementations nationales.

Nous supprimons néanmoins toute information dont nous n’avons plus besoin. Pour savoir exactement combien de temps les informations sont stockées, et dans le cas d’un lieu de cours hors centre où des formulaires sont conservés, veuillez contacter le Délégué à la Protection des Données (DPD) ou le Référent aux Données Personnelles (RDP) compétents ci-dessous.

Traitement de vos données personnelles

Lorsque nous traitons vos données personnelles nous suivons un ensemble de principes :

  1. nous utilisons et conservons vos informations si nous en avons vraiment besoin,
  2. nous sommes de bonne foi et transparents sur ce que nous utilisons,
  3. nous respectons les lois de votre pays,
  4. nous avons une vue d'ensemble de tous les types d'informations stockées dans le centre où vous souhaitez suivre un cours,
  5. nous faisons de notre mieux pour nous assurer que vos informations sont correctes,
  6. si nous n’avons plus besoin de vos informations, nous les supprimons,
  7. nous respectons vos droits et vous donnons accès aux données que nous avons stockées sur vous,
  8. vos informations sont correctement sécurisées,
  9. nous ne partageons vos informations personnelles au niveau international que si des mesures de protection sont en place et nous vous en informons.

 Le Délégué à la Protection des Données (DPD) et le Référent à la Protection des Données (RPD)

Il existe un Délégué à la Protection des Données (DPD) et un Référent à la Protection des Données (RPD) dans chaque pays, y compris le vôtre. Vous pouvez contacter n'importe lequel d'entre eux à l'adresse suivante: [email protected].

Règles spéciales pour les enfants

Les enfants, plus vulnérables, ont une politique particulière: www.privacy-eu.dhamma.org/children.

Fondements juridiques

Les informations personnelles ne sont conservées que si nous avons de bonnes raisons de les conserver et si la loi le permet. Par exemple : par consentement, dans le cadre d’un contrat, en raison de n’importe quel autre intérêt légitime tel que l’intérêt vital d’un étudiant, ou encore parce qu’une loi particulière nous y oblige. Nous pouvons toujours vous informer de la raison légale pour laquelle nous détenons vos informations.

Sécurité

Les collaborateurs/volontaires qui traitent les données pour l’association Vipassana signent un accord de confidentialité. Seuls les enseignants, impliqués dans une évaluation, ont accès aux informations très sensibles (ils ont signé un accord de confidentialité). Vos informations personnelles sont conservées en toute sécurité et ne sont en aucun cas divulguées à un tiers, sauf autorisation expresse à recevoir ces informations.

Les données personnelles sont conservées :

  • dans une pièce verrouillable à accès contrôlé; et / ou
  • dans un tiroir ou un classeur verrouillé; et / ou
  • si informatisé, protégé par mot de passe conformément aux exigences de l'entreprise dans la politique de contrôle d'accès; et / ou
  • stockés sur des supports informatiques (amovibles) cryptés et devant être anonymisés ou pseudo-authentifiés autant que possible.

Les écrans et les terminaux, utilisés pour traiter des données ne sont visibles que par les collaborateurs/volontaires autorisés. Les enregistrements physiques ne doivent pas être laissés là où ils peuvent être consultés par du personnel non autorisé et ne peuvent pas être sortis du lieu de travail sans autorisation explicite. Dès que les enregistrements manuels ne sont plus nécessaires, ils sont retirés de l’archivage sécurisé.

Droits des étudiants

Nous respectons vos droits. Plus précisément, nous veillons à ce que :

  1. nous puissions vous donner un aperçu de toutes les informations que nous conservons à votre sujet
  2. nous supprimions toute information sur demande, à moins que nous en ayons vraiment besoin. Dans ce cas, vous avez le droit de vous opposer à ce type d’action
  3. nous nous assurions que vos informations soient correctes
  4. nous vous redirigions vers le Délégué à la Protection des Données (DPD) ou le Référent à la Protection des Données (RPD)
  5. nous vous proposions de vous opposer au traitement en contactant le comité indépendant des cas spéciaux
  6. nous respections votre droit de porter plainte auprès de l'autorité de protection des données.

Accès à vos données et opposition à leur traitement

Si vous souhaitez connaître les informations que nous conservons à votre sujet, ou si vous n’êtes pas d’accord avec les données que nous conservons, et si vous voulez soumettre une objection à leur traitement, vous pouvez remplir ce formulaire et envoyer votre demande à [email protected]

Si vous ne pouvez pas accéder à vos données, veuillez envoyer un courriel à [email protected].

Violations de données

Chaque fois qu’une violation de données peut avoir des répercussions sur vous, nous vous en informerons, ainsi que l’Autorité de Protection des Données. Si vous souhaitez signaler une violation, consulter le site : https://www.privacy-eu.dhamma.org/signaler-une-violation-de-donnees/.

Mesures de protection internationales

Chaque fois que nous partageons vos données personnelles avec une organisation Vipassana hors Union Européenne, nous appliquons des mesures de protection supplémentaires.
Pour en savoir plus sur les mesures appliquées à votre cas particulier, veuillez nous contacter.

Dans le cas où vous nous demandiez de fournir des données à une organisation dépourvue de mesures de sécurité appropriées, nous vous informerons des risques. Vous pourriez ensuite décider de fournir ou non les informations.

Information de contact

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez nous contacter : [email protected] ou https://www.privacy-eu.dhamma.org.