Informativa sulla Privacy

Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR)

Scopo

Questa è un’informativa sulla privacy dell’Associazione Vipassana Svizzera (Dhamma Sumeru, Centro Vipassana , No 140, CH-2610 Mont-Soleil). In questa nota informativa spieghiamo chi siamo, per quale motivo abbiamo bisogno dei vostri dati, quale uso ne facciamo e come possiamo aiutarvi nell’esercizio dei vostri diritti in relazione ai vostri dati. L’obiettivo dell’informativa sulla privacy è di trattare i vostri dati con grande cura in accordo con le regole nazionali ed internazionali in vigore, in particolar modo il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), nonché la Legge federale sulla protezione dei dati (FADP). Seguiamo le linee guida del GDPR che corrisponde alla legge Europea sulla protezione dei dati. Per maggiori informazioni potete consultare www.privacy-eu.dhamma.org Seguire le linee guida del GDPR è in linea con quanto previsto dalla legge Svizzera sulla protezione dei dati entrata in vigore il 1° settembre 2023.

Chi siamo

Quando vi iscrivete ad un corso di Vipassana di 10 giorni i vostri dati vengono gestiti da un’applicazione chiamata CALM (in inglese per Course Application and Letters Management). Le associazioni Vipassana affiliate usano questa applicazione per organizzare i corsi. La fondazione CALM (con sede a Rotterdam, in Olanda) gestisce questo sistema e segue le proprie regole sulla protezione dei dati https://myvipassana.calm.dhamma.org/en/privacy_policy_gdpr.

L’associazione Vipassana Svizzera è responsabile dell’ulteriore trattamento dei vostri dati. I vostri dati sono usati per gestire la vostra domanda di ammissione, assegnarvi un posto nel corso, una stanza, un posto dove meditare e se necessario per agevolare alcune vostre necessità particolari.

Perché salviamo le vostre informazioni

Le informazioni che ci forniteci permettono di valutare se siete mentalmente e fisicamente in grado di partecipare ad un corso. Un corso Vipassana può essere molto impegnativo. Inoltre, usiamo le vostre informazioni anche per:

  • Pianificare alloggio, vitto e trasporto
  • Offrirvi un’adeguata assistenza durante il corso
  • Offrire servizi aggiuntivi ai vecchi studenti, come newsletter e e-mail dopo il corso
  • Condividere con voi opportunità di volontariato/servizio o altre informazioni rilevanti
  • Mantenere informazioni finanziarie per motivi fiscali o altre informazioni personali come richiesto dalla legge

Non utilizzeremo le vostre informazioni per questi scopi se non lo volete. Ci sono casi in cui potremmo dover mantenere informazioni personali allo scopo di evitare che qualcuno danneggi se stesso o altri durante un corso.

Quali informazioni raccogliamo

Raccogliamo il vostro nome, data di nascita, genere, professione, storia medica e/o mentale (come fornita da voi, nome del coniuge, nomi di amici che partecipano al corso, contatti di emergenza, recapito, storico dei corsi, lingua madre ed altre lingue parlate.

Durante il corso raccogliamo anche il numero di targa della vostra automobile nel caso dovessimo spostarla per motivi di emergenza. Nel caso un insegnante ritenga che non possiate partecipare ad un corso, conserveremo questa decisione e le motivazioni. La decisione si può basare sulle informazioni che ci avete fornito ma anche su fatti e osservazioni dell’insegnante. Solo insegnanti coinvolti in questa valutazione hanno accesso a queste informazioni.

Per quanto tempo conserviamo i vostri dati

In CALM, tutti i dati sensibili sono eliminati 3 mesi dopo la fine del vostro corso. Solo informazioni basilari vengono custodite, come il vostro nome e se avete completato un corso in passato. Una valutazione che non siete in grado di partecipare ad un corso, o che potete partecipare solo ad alcune condizioni, viene mantenuta per un massimo di 10 anni. Questo periodo può essere prorogato in seguito ad una successiva valutazione. Il modulo cartaceo che completate al vostro arrivo al centro Vipassana viene distrutto dopo 10 anni.

Se partecipiate ad un corso, l’Associazione Vipassana Svizzera è responsabile dell’archiviazione dei vostri dati in osservanza delle leggi e dei regolamenti nazionali. In ogni caso, eliminiamo tutti i dati di cui non abbiamo ulteriore necessità. Per sapere esattamente per quanto tempo i vostri dati vengono mantenuti e, nel caso di corsi svolti fuori centro, dove i moduli cartacei sono archiviati, potete contattare un Responsabile della protezione dei dati o una persona di contatto per la privacy indicati qui sotto.

Come processiamo le vostre informazioni personali

Nel processare le vostre informazioni personali seguiamo i seguenti principi:

  1. Le vostre informazioni sono utilizzate e conservate esclusivamente in base alle nostre effettive esigenze e solo il tempo necessario
  2. Manteniamo una panoramica del tipo di informazioni che abbiamo
  3. Se non abbiamo più bisogno dei vostri dati, li eliminiamo
  4. Vi garantiamo l’accesso ai vostri dati
  5. Manteniamo i vostri dati al sicuro
  6. Condividiamo i vostri dati solo all’interno della nostra organizzazione (questo significa con associazioni Vipassana nella stessa tradizione e che hanno gli stessi scopi e purché siano presenti specifiche tutele (vedi sotto)

 Il Responsabile Protezione Dati

La fondazione CALM è responsabile per il sistema di registrazione online internazionale. Centri di meditazione che usano il sistema CALM, come l’Associazione Vipassana Svizzera, sono responsabile per il trattamento ulteriore dei dati. Ogni Paese ha un Responsabile della Protezione Dati. Potete contattarli a: [email protected]  

Regole speciali per i bambini

Per i bambini esistono regole speciali sulla riservatezza in quanto sono più vulnerabili

www.privacy-eu.dhamma.org/children.

Base legale

Informazioni personali sono solo mantenute se abbiamo una ragione legittima per farlo e se la legge ci consente di farlo. Per esempio, quando riceviamo il consenso, in base ad un contratto o altri motivi legittimi come gli interessi vitali di uno studente o nel caso una legge speciale lo richieda. Possiamo in ogni momento informarvi sulla base legale della gestione dei vostri dati.

Sicurezza

I volontari e lavoratori che processano dati per l’Associazione Vipassana Svizzera firmano un accordo di riservatezza. Solo gli insegnanti coinvolti in una valutazione hanno accesso ad informazioni sensibili (anche gli insegnanti sottoscrivono un accordo di riservatezza). Le vostre informazioni sono conservate in modo sicuro e non sono mai condivise con parti terze, tranne se esplicitamente autorizzate a ricevere tali informazioni.

I dati personali sono mantenuti:

  • In una stanza chiusa con accesso controllato e/o
  • In un cassetto o archivio chiuso e/o
  • Se in forma elettronica, protette da password in linea con i requisiti delle regole sul controllo dell’accesso ai dati e/o
  • Archiviati su un mezzo elettronico rimovibile crittografato e con dati resi anonimi o utilizzando pseudonimi ogni volta ciò sia possibile

Gli schermi ed i terminal dei computer, utilizzati per la gestione dei dati, non sono visibili tranne ai volontari e ai lavoratori autorizzati. I documenti cartacei non possono essere lasciati dove ne sia possibile l’accesso a personale non autorizzato e non possono essere rimossi dalla postazione di lavoro senza esplicita autorizzazione. I documenti cartacei sono archiviati non appena non sono più necessari.

Diritti degli Studenti

Rispettiamo i vostri diritti. In particolare, garantiamo che:

  1. Possiamo fornire una panoramica delle informazioni che manteniamo su di voi
  2. Ci assicureremo che le vostre informazioni siano corrette
  3. Correggeremo ed elimineremo qualunque informazione su vostra richiesta, tranne se abbiamo una base legale per utilizzare le informazioni senza il vostro consenso. Avete il diritto di obiezione contro la nostra decisione
  4. Vi metteremo in contatto con il Responsabile della Protezione dei Dati o la persona di contatto per la Privacy
  5. Vi offriamo l’opzione di presentare obiezione alla gestione dei vostri dati al comitato d’appello, il nostro Comitato per i casi speciali
  6. Rispetteremo il vostro diritto di presentare reclamo alle autorità per la protezione dei dati
  7. Non è previsto alcun processo decisionale automatizzato né alcun tracciamento sulla base delle informazioni da voi fornite.

Accesso alle informazioni e obiezioni sulla gestione dei dati

Se volete sapere quali informazioni abbiamo su di voi o se non siete d’accordo con i dati che conserviamo, o se volete presentare un’obiezione potete farlo mandando un'e-mail a: [email protected]

Violazione dei dati

Nel caso di una violazione dei dati che potrebbe avere conseguenze per voi, informeremo voi e le autorità per la protezione dei dati il più presto possibile. A volte, per errore, alcune informazioni finiscono nel luogo sbagliato. Per esempio, potreste ricevere una lettera indirizzata ad un altro studente, o le vostre informazioni sono state inoltrate a persone che non avrebbero dovuto riceverle. Ogni volta che informazioni personali sono condivise senza le necessarie autorizzazioni, ci potrebbe essere una violazione dei dati. E-mail sospette o attacchi di virus possono indicare o portare a violazione dei dati. Se avete il sospetto che si tratti di una violazione, per favore riferitelo qui. Potete farlo come volontario o come studente. L’informazione immediata su possibili violazioni aiuta il Responsabile Protezione Dati ad intraprendere azioni volte a scongiurare o limitare una violazione. In caso di dubbio, contattaci a: [email protected]

Protezione Internazionale

Ogni volta che condividiamo le vostre informazioni con un’organizzazione VIpassana al di fuori dell’Unione Europea, adottiamo precauzioni aggiuntive. Per saperne di più sulle precauzioni adottate nel vostro caso, contattateci. In caso ci chiedeste di condividere informazioni senza le necessarie precauzioni, vi informeremo dei rischi. Potrete decidere se condividere le informazioni o meno.

Contatti

Se avete domande ulteriori o volete contattarci, potete mandare un'e-mail a: [email protected].